Auswahl der Anbieter

Es lohnt sich nicht, das Pflichtenheft zu breit zu streuen, denn aus der Anforderungsanalyse ergeben sich eine Reihe von Voraussetzungen an den Lieferanten und sein Produkt, welche den Kreis stark einschränken. Es wäre unfair gegenüber einem Anbieter, eine Offerte zu verlangen, wenn er aufgrund von Rahmenbedingungen ohnehin chancenlos bleibt, denn die Beanwortung von Pflichtenheftern und die Erstellung einer Offerte ist mit grossem Aufwand verbunden.

Das Pflichtenheft sollte demnach nicht in der ganzen Welt herumgeschickt werden, wenn z.B. Support vor Ort in deutscher Sprache erwartet wird.

Im öffentlichen Beschaffungswesen ist oft eine öffentliche Ausschreibung zwingend. Für privatwirtschaftliche Organisationen lohnt sich der Aufwand dagegen in der Regel nicht.

Jede eingehende Offerte muss geprüft werden. Der Aufwand ist deshalb bedeutend geringer, wenn das Pflichtenheft nur an eine kleine Auswahl von Anbietern zu versenden und ber der Vorauswahl bereits sorgfältig zu prüfen. Wir wissen ja aus der Beantwortung des “Womit” ja bereits, welche Kriterien der Lieferant erfüllen muss.